中国科协白家庄办公区关于开展文书、财务档案数字化整理服务项目申报工作的通知
各有关单位：
为进一步规范白家庄办公区档案管理工作，落实《中华人民共和国档案法》《会计档案管理办法》等相关规定，确保档案资料的完整性、安全性和可追溯性，更好地为办公区各项工作提供支撑，中国科协白家庄办公区开展文书、财务档案数字化整理服务项目申报工作。现就有关事项通知如下。
一、项目名称
2025年白家庄办公区文书、财务档案数字化整理服务项目。
二、项目采购需求
（一）工作目标
1.白家庄办公区2013—2025年的文书档案、财务档案进行全面清查、分类、组卷、编号、装订，实现“统一标准、集中管理、规范存放”。
2.建立规范的档案检索系统，实现档案实体管理与数字化管理相结合，提升档案查阅、利用效率，满足业务协同需求。
3.完善档案保管设施，落实防火、防潮、防虫、防盗等保管要求，明确档案管理责任，建立长效管理机制，确保档案长期安全保存。
（二）项目参考标准
1.符合国家行业标准《档案整理归档规则》和《纸质档案数字化规范》最新标准。
2.符合财政部、国家档案局《会计档案管理办法》的要求。
3.符合《中国科协机关文书档案管理办法》的要求。
4.符合中央档案馆进馆要求的标准。
（三）主要工作内容
1.文书档案整理：文书档案按“件”整理，单份文件以正文+附件为一件，成套会议材料、合同协议按自然件组合为一件；排序后编件号，填写档案封面（注明年度、机构、类别、件号、保管期限）和备考表（注明破损、补充情况）；采用三孔一线装订方式，装入A4规格档案盒，盒内附卷内目录。上述工作须严格按照国家档案局归档文件整理规则标准和数字化扫描标准执行，符合档案整理及数字化规范要求。
2.财务凭证整理：财务档案中会计凭证按凭证号顺序排列，加装凭证封面（注明单位名称、年度、月份、凭证起止号）、封底，用凭证装订机装订成册，编注册号；会计账簿、财务报表加装封面和扉页，注明年度、类别、册数，采用线装或胶装；专项经费档案按项目单独组卷，将申报材料、审批表、支出凭证、审计报告、验收报告等按流程排序，装订成卷，填写案卷标题和卷内目录。历史凭证非必要不拆装，须严格按照《会计档案管理办法》和数字化扫描标准执行。
3.数字化扫描及格式转换：对上述两类档案开展电子图像处理校对、电子图像分件格式转换、自检、数据光盘刻录备份等工作。彩色扫描模式、300DPI、JPEG格式，图像处理后最终文件都转换为PDF格式。数字化扫描文件影像效果以纸质档案高清晰度为准。
4.信息著录：全字段录入，具体录入字段按档案情况和实际操作进行录入，做好二人录入，准确人机效应确保录入文字准确。
5.数据备份：光盘硬盘各备份一套，确保数据安全。
6.白家庄办公区要求的与档案相关的其他工作。
（四）项目周期
本项目服务期限合同生效之日至2026年5月31日完成。
（五）其它要求
1.服务标准
（1）影像准确率、清晰度：100%（顺序准确，不多页、缺页；清晰程度视原件质量检查，由甲方认定）。
（2）影像、索引数据匹配准确率：100%。
（3）索引数据录入错误率：万分之三以内。
（4）系统录入数据信息与档案实物整理信息匹配度：100%准确对应。
2.最终成果
（1）纸质档案整齐装盒上架有序摆放。
（2）电子档案实现档案精准查询利用的功能。
3.服务方式
乙方提供上门技术服务，乙方派员到甲方指定地点进行文档整理、数字化管理等技术服务。
4.人员团队
主要负责人具备不少于3年类似项目工作经验。项目团队人员均需签订保密协议。
5.验收
乙方完成本项目的全部任务后，提出验收申请，甲方进行项目验收。
三、项目预算金额
项目预算金额：不超过人民币35万元。
注：项目预算包含为完成申报任务规定的内容及范围并达到质量标准所需要的全部费用，采购人就申报任务约定内容将不再支付额外的费用。
四、申报资格条件
（一）在中华人民共和国境内注册，具有独立法人资格，独立承担民事责任的能力，不接受自然人申报，不接受联合体申报；
（二）供应商应具有档案数字化加工资质，并具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；
（三）有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；
（四）参加申报活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录（重大违法记录，是指供应商因违法经营受到刑事处罚或者责令停产停业、吊销许可证或者执照、较大数额罚款等行政处罚），如为新设企业，需提供当年验资报告；
（五）供应商未被信用中国网站（www.creditchina.gov.cn）、中国政府采购网（www.ccgp.gov.cn）列入失信被执行人、重大税收违法案件当事人名单、政府采购严重违法失信行为记录名单。
五、申报方式
（一）申报单位可根据自身条件自愿申报。
（二）请意向申报单位在中国科协预算一体化门户系统（https://ysyth.cast.org.cn/portal/login，技术服务电话：010-68585018）完成供应商注册（见附件4）。此前在智慧计财系统注册过的供应商需输入用户名，点击找回密码，重新设置密码。
（三）材料报送。申报单位填写《项目申报书》（见附件1）、《资格文件》（见附件2），并将纸质版申报书3份、纸质版资格文件1份（均需加盖单位公章）密封完好后，通过现场递交或邮寄的方式于2025年12月12日17:00前（采用邮寄方式的以材料寄出时间为准，逾期不再受理）报送至采购代理机构中贸国际工程招标（北京）有限公司，电子版（PDF盖章版及word版）申报书发送至指定电子邮箱。电子版与纸质版内容应完全一致。采用邮寄递交方式的须在邮寄包封外注明寄件单位、申报项目名称、联系人及联系电话。
报送地址：北京市丰台区西四环南路35号中都科技大厦 1009 室。
报送邮箱：190055134@qq.com
联 系 人：张 立 18701333559
六、其他要求
1.《项目申报书》填写要求要素齐全，目标合理，结构清晰，形式和内容规范。各申报单位须对《项目申报书》内容进行审查，保证客观真实，并填写审核意见，加盖单位公章，法定代表人签字。对于以虚假材料骗取项目经费的，将取消其申报资格，情况严重的将依法追究责任。
2.申报项目评审工作由第三方机构组织实施，评审结果在中国科协企业创新服务中心官网公示。
3.项目申报评审费用由经评审确定的各项目承担单位承担。评审费给付第三方机构。
七、联系方式
联 系 人：布老师
联系电话：010-62130425
地 址：北京市朝阳区白家庄东里13号楼
预算一体化门户系统技术咨询
联系人：莘 沛 张美琴 张 松
电 话：18701169852 13521506432 18710176297
中贸国际工程招标（北京）有限公司
联 系 人：张 立
联系电话：18701333559
附件：1.项目申报书.docx
中国科协白家庄办公区
2025年12月5日